會議管理 | 降低會議成本，提升會議效率
會議對于一個企業(yè)來說是最常見的內(nèi)部溝通方式，開會往往是為了解決問題，但是，如果開會的方法不對，不僅問題沒有解決，反而“會”越開越累。
我司的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)通過明確的任務(wù)設(shè)定考核目標(biāo)，幫助企業(yè)規(guī)范會議執(zhí)行流程，提高重大會議的傳達(dá)率、執(zhí)行力和監(jiān)督審批率，從多方面提高企業(yè)會議決議的執(zhí)行效率，打破企業(yè)會議“議而不決、決而不行、行而不果”的尷尬局面。
一、規(guī)范會議流程，有序申請
企業(yè)每天大會、小會不斷，涉及資源、人力多，怎樣合理安排會議室、確保每場會議時間不沖突、參會人員不缺勤，從而保證會議召開效率呢？
【會議有序申請】
相關(guān)人員可以隨時通過流程申請會議，明確具體會議時間、地點(diǎn)、參會人等，在申請過程中根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)會議室信息臺賬，查看會議室使用情況，合理安排會議，及時發(fā)送會議通知。
【考勤及時生成】
OA系統(tǒng)在和微信、人力資源系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，通過人臉識別或者掃描微信二維碼等方式，智能簽到，將識別出的人員信息回傳至OA系統(tǒng)，形成考勤記錄，提高出勤率。
二、落實(shí)任務(wù)，明確責(zé)任
“會議開完就了事”的現(xiàn)象已經(jīng)成了許多企業(yè)會議遇到的老大難，很多人只帶著聽報告的心態(tài)參會，會上形成的任務(wù)誰去執(zhí)行？怎樣監(jiān)督執(zhí)行效果？
【記錄決議落實(shí)任務(wù)】
會議結(jié)束后，相關(guān)人員可以通過泛微會議管理系統(tǒng)，提交會議記錄，將會議決議劃分為一個個任務(wù)，落實(shí)到具體的人，明確任務(wù)檢查人和完成時間等，提交后，會議任務(wù)即刻下達(dá)。
【任務(wù)狀態(tài)一目了然】
當(dāng)具體任務(wù)生成后，會議執(zhí)行人可以在“我的任務(wù)”內(nèi)，隨時查看任務(wù)，通過任務(wù)臺賬，及時了解任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)，如未提交、待審批等，確保不遺漏。
【任務(wù)執(zhí)行實(shí)時監(jiān)督】
泛微會議管理系統(tǒng)可設(shè)立會議檢查人，隨時通過任務(wù)臺賬監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行情況，一旦出現(xiàn)延時等情況，可隨時通過系統(tǒng)提醒執(zhí)行者。
三、報表記錄全程信息
企業(yè)每年/月召開會議情況怎么獲悉？會議任務(wù)執(zhí)行情況如何查看？會議考核從何抓起？
【考核報表】
詳細(xì)記錄具體人員的會議出勤情況、任務(wù)執(zhí)行情況、所關(guān)聯(lián)的是哪場會議，提高考核公正性、公平性。
【會議報表】
明確記錄企業(yè)每年/月開過哪些會議、召開時間等信息，幫助管理層理清各類會議召開頻率，效率高。
【任務(wù)報表】
幫助企業(yè)形成詳細(xì)的會議任務(wù)臺賬，清晰記錄執(zhí)行者、檢查人、執(zhí)行狀態(tài)等信息，方便管理層實(shí)時查看。
會議管理具體價值
1、規(guī)范流程，高效地申請與召開會議，避免會議有沖突
2、以結(jié)果為導(dǎo)向，會議任務(wù)落實(shí)到人，執(zhí)行結(jié)果可追蹤
3、記錄會議的全程信息，提高審批、監(jiān)督效率
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